Executive Assistant in Montreal at Keurig Dr Pepper

Date Posted: 1/14/2020

Job Snapshot

Job Description

Description

À titre d’Adjoint Executif, vous fournirez un soutien administratif fiable et de qualité supérieure au vice-président de la chaîne d’approvisionnement au Canada et, dans une moindre mesure, aux subordonnés de ce dernier. Vous acquittant de multiples tâches administratives, vous travaillez sous supervision minimale dans un environnement en constante évolution et veillerez à prioriser ses tâches et à exercer la plus grande confidentialité et une discrétion exemplaire. De plus, vous rédigerez et tiendrez à jour les rapports, présentations et dossiers spécialisés requis en lien avec les processus du travail du service. 

Responsabilités :

  • Gérer l’agenda du vice-président de la chaîne d’approvisionnement 
  • Aider le vice-président de la chaîne d’approvisionnement et l’équipe de direction à préparer leurs présentations et documents
  • Préparer des rapports, des tableaux, des formulaires, des gabarits, etc.; en faire la mise en page et la révision
  • Aider le vice-président de la chaîne d’approvisionnement à planifier et à organiser les activités de son service
  • Coordonner les réunions et autres activités (conférences, rencontres d’équipe, etc.) et rédiger des rapports, au besoin
  • Organiser les voyages d’affaires du vice-président et des membres de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, et gérer les rapports de dépenses
  • Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction de la chaîne d’approvisionnement (mise à jour de la liste téléphonique, transmission des demandes informatiques, suivi des rapports de dépenses, gestion des feuilles de temps)
  • Réaliser d’autres tâches dans le but de soutenir le Service de la chaîne d’approvisionnement
  • Contribuer à la performance globale de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement* Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte

Description

As the Executive Assistant, you will provide dependable, high quality administrative support mainly to the VP Supply Chain Canada and also, to a lesser extent in specific activities to his direct reports. With a full range of administrative duties, you will work with minimal supervision in a fast-paced environment, exercise judgment in prioritizing work and maintain a high level of confidentiality and discretion. You will also create and maintain specialized reports, presentations, records and files required in connection with departmental work processes. 

Responsibilities:

  • Manage the agenda of the VP Supply Chain 
  • Assist the VP Supply Chain and the leadership team in the preparation of executive presentations and documents
  • Prepare, reports, charts, forms, templates or other documents; format and review documents
  • Support the VP Supply Chain in the planning and coordination of the Supply Chain activities
  • Coordinate meetings and various events (conferences, team meetings, etc.) and write reports as needed
  • Organize the business trips for the VP Supply Chain and members of Supply Chain team as well as expenses reports
  • Provide administrative support to the Supply Chain management team (e.g., keeping the phone list up to date, submitting IT requisitions, tracking expense accounts, managing time sheets)
  • Carry out any other task that may support the Supply Chain division
  • Contribute to the overall performance of the Supply Chain team

Requirements

Formation et expérience :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou expérience pertinente
  • Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste semblable
  • Expérience en gestion de projet, un atout
  • Expérience en chaîne d’approvisionnement dans un milieu manufacturier et/ou syndiqué, un atout

Compétences : 

  • Bilinguisme requis, à l’écrit et à l’oral
  • Excellente capacité de rédaction (orthographe, grammaire, ponctuation)
  • Excellentes aptitudes de communication
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Visio et PowerPoint
  • Sens aigu de l’organisation et excellente capacité à mener plusieurs tâches de front
  • Excellente gestion du temps et des priorités
  • Grande discrétion et autonomie
  • Ouverture d’esprit
  • Capacité d’adaptation  
  • Capacité à travailler de façon autonome comme en équipe
  • Capacité à travailler dans un milieu en constante évolution où les activités se déroulent à un rythme rapide

* Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte


Qualifications :

  • Diploma of college studies (DEC) in administration or relevant experience preferred
  • Minimum of five (5) years of experience in a similar position
  • Experience in project management is an asset
  • Experience in Supply Chain – Manufacturing and/or unionized environment is an asset

Competencies: 

  • Bilingualism is essential (written and spoken)
  • Excellent writing skills (spelling, grammar, and punctuation)
  • Excellent communication skills
  • Excellent knowledge of Word, Excel, Visio, and PowerPoint
  • Excellent organizational skills and ability to handle multiple projects simultaneously
  • Excellent time-management and priority-setting skills
  • High level of discretion and ability to work independently
  • Open-minded attitude
  • Flexibility to adapt to different situations  
  • Ability to work alone or as part of a team
  • Ability to work in a fast-paced, changing environment
Company Overview

À propos de Keurig Dr Pepper Canada

Keurig Dr Pepper Canada est la dénomination commerciale regroupant Keurig Canada Inc. et Canada Dry Mott’s Inc. D’un océan à l’autre, l’entreprise propose une large gamme de boissons chaudes et froides pour satisfaire chaque besoin, partout où les gens magasinent et consomment. Keurig Dr Pepper Canada offre une grande variété de boissons chaudes et froides, commercialisés sous plus de 60 marques phares, telles que Canada Dry®, Mott’s Clamato®, Van Houtte® et Timothy’s®, de même que les cafetières une tasse à la fois de Keurig®.

Les principaux lieux d’activités canadiens de l’entreprise et l’équipe de direction sont situés à Montréal, au Québec et à Mississauga, en Ontario. Les usines de fabrication de boissons chaudes sont également situées à Montréal, au Québec, de même que les Services de Café Van Houtte Inc., filiale de Keurig Canada Inc. qui offre des solutions de services de boissons novateurs pour les clients hors domicile depuis des succursales situées dans 30 villes au Canada. Pour en savoir plus sur notre entreprise, visitez le www.keurigdrpepper.ca/fr/. Pour plus d’information au sujet de nos efforts en matière de responsabilité d’entreprise, veuillez visiter le www.keurigdrpepper.ca/fr-ca/notre-entreprise/responsabilite-dentreprise.

About Keurig Dr Pepper Canada

Keurig Dr Pepper Canada is the business name under which Keurig Canada Inc. and Canada Dry Mott’s Inc. operate. From coast to coast, the Company provides a broad range of beverages for every need, available everywhere people shop and consume. Keurig Dr Pepper Canada offers a wide variety of hot and cold beverages marketed under more than 60 flagship brands, including Canada Dry®, Mott’s Clamato®, Van Houtte® and Timothy’s®; as well as Keurig® single-serve coffee makers.

The Company’s principal Canadian offices and executive team are located in Montreal, Quebec and Mississauga, Ontario. Also located in Montreal, Quebec are the hot beverage manufacturing facilities and Keurig Canada Inc. subsidiary Van Houtte Coffee Services Inc., which offers innovative beverage services to away from home customers from branch offices in 30 Canadian cities. To learn more about our company, visit www.keurigdrpepper.ca. For more information on our Corporate Responsibility work, please visit www.keurigdrpepper.ca/en-ca/our-company/corporate-responsibility.